Une base de connaissance est un système centralisé qui stocke et organise les informations et les connaissances des collaborateurs d’une entreprise. Les bases de connaissances facilitent l’accès à certains contenus et à certaines ressources pour permettre aux collaborateurs dans l’impasse, de trouver rapidement des réponses à leurs problèmes. La base de connaissance est donc un outil précieux qui améliore et simplifie le processus de recherche d’informations des différents collaborateurs au sein des entreprises.
Trouver des informations métier / projet
Les challenges
- Répondre à des appels d’offres
- Profiter de l’expérience des collègues sur des sujets précis au-delà de leur équipe
- Accéder à des données et conseils spécifiques et détaillés
Comment répondre à ces challenges
elqano permet aux employés de rentrer en contact avec des personnes qui ont récemment travaillé sur des sujets qui les intéressent pour s’entraider et partager des retours d’expériences.
Trouver une information très précise à l’autre bout du monde, dans une autre équipe
?
Exemple de question
“Je suis à la recherche d’études de cas internes sur l’excellence opérationnelle ou l’augmentation de la capacité de flux pour les terminaux portuaires ou les industries connexes (logistique, infrastructure, etc.). Nous voulons démontrer à notre client que nous avons de l’expérience dans la mise en œuvre de méthodologies Lean et dans la recherche de solutions aux inefficacités opérationnelles.”
- Que ce soit pour alimenter une proposition commerciale ou avoir un retour d’expérience métier, l’accès à l’historique ou au savoir-faire des collaborateurs permet de gagner un temps précieux et de ne pas “réinventer la poudre”.
- elqano envoie la question aux top experts qui ont travaillé sur le sujet qu’ils se situent un étage plus bas ou sur un autre continent. Les partages de connaissances sont transverses, rapides et décentralisés.
83%
des échanges par l’intermédiaire d’elqano sont cross-region et cross-business unit
70%
des réponses apportées le sont par des fonctions seniors
10%
de « knowledge gap » identifié par les entreprises
Accueil« Nous nous sommes rendus compte qu’une question d’un consultant à Dubaï sur le “metaverse” a obtenu une réponse d’un analyste au Canada alors que nous ne pensions pas avoir l’expertise en interne »
Responsable du Knowledge Management d’un cabinet de conseil international
Capitaliser les savoirs et expertises des collaborateurs
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Exemple de question
» Pourriez-vous me donner un aperçu des avantages et des inconvénients du choix des QR codes ou des codes BAR pour un entrepôt géré manuellement par WMS pour des produits discrets ? «
- Les connaissances souvent transmises de manière tacite et informelle deviennent accessibles à tous
- Les réponses sont capitalisées et suggérées lorsqu’une question similaire est posée. Cela décharge certains experts de près de 40% de leur temps pour certains
Bastien Detraz
Responsable Data Management
Louis Vuiton
Les experts deviennent plus accessibles et mieux identifiés. Des questions qui étaient adressées de façon récurrente aux mêmes experts commencent à être capitalisées et cela bénéficie aux experts qui ne sont sollicités que pour de nouveaux sujets.
FAQ
Qu’est-ce qu’une base de connaissances ?
Comment une entreprise peut-elle créer une base de données ?
La création d’une base de données repose sur un processus précis et structuré. Lors de la première étape, il est important qu’une entreprise définisse clairement les objectifs et les problèmes que la base de connaissances doit solutionner. L’entreprise doit donc déterminer les raisons pour lesquelles la base de données doit être créée, et quelles informations doivent être stockées.
Ensuite, il faut collecter et structurer les données rassemblées. Cette étape ne peut se faire sans l’aide des collaborateurs qui doivent identifier et transmettre le knowledge et les ressources acquis grâce à leurs différentes expériences. Pour être adoptée, cette étape ne doit pas être chronophage et doit être automatisée au maximum.
Enfin, après avoir testé votre base de connaissances, le nouvel objectif est de former les utilisateurs à ce nouvel outil tout en actualisant les contenus, les ressources et les informations disponibles.
Quel est l’objectif d’une base de connaissances ?
L’objectif d’une base de connaissances est de stocker et de rendre accessible de manière centralisée les informations et les connaissances liées à une entreprise ou à un domaine spécifique. Cela vise à améliorer la collaboration, la transmission des connaissances et la rapidité de résolution des problèmes au sein de l’entreprise en permettant aux employés de trouver rapidement les données nécessaires à leur travail.
Quelles sont les formes de connaissances ?
Il existe différents types de connaissances, notamment les connaissances tacites qui sont implicites et intuitives, les connaissances explicites qui sont formelles et documentées, les connaissances techniques qui sont spécifiques à un métier ou un domaine, les connaissances procédurales qui sont liées aux étapes pour effectuer une tâche et les connaissances conceptuelles qui sont liées à des idées, des principes et des concepts dans un domaine d’expertise.
Base de connaissances, une réponse à quels défis ?
En matière de gestion des connaissances, les entreprises doivent faire face à de nombreux défis.
Challenge n°1 : la collecte et l’organisation de la connaissance en entreprise.
Au sein de votre entreprise, il peut être difficile pour vous de collecter et d’organiser efficacement les connaissances de vos employés.
Challenge n°2 : le partage de la connaissance.
Vos collaborateurs peuvent rencontrer des difficultés à trouver les informations dont ils ont besoin pour effectuer leur travail efficacement.
Challenge n°3 : la mise à jour des informations.
Les données peuvent rapidement devenir obsolètes, il est donc essentiel pour votre entreprise de s’assurer que les données qu’elles partagent sont fiables et à jour.
Challenge n°4 : le niveau de sécurité de la connaissance.
En tant qu’entreprise, votre challenge est de protéger les informations sensibles et confidentielles que vous partagez avec vos employés.
Challenge n°5 : favoriser le partage d’informations à distance.
Les connaissances sont généralement très silotées et ne s’échangent que très peu entre vos équipes réparties sur plusieurs pays, business unit ou filiales.
Challenge n°6 : optimiser le temps de travail de vos collaborateurs.
Les personnes reconnues comme “expertes” sont souvent sur-sollicitées en interne et perdent un temps considérable dans leur temps de travail.